Em condomínios comerciais ou residenciais, é mais comum que a administração e contabilidade dessas organizações seja feita por empresas especializadas. A administração de condomínios deve estar relacionada à convivência e o bem estar, principalmente com o aumento da urbanização no Brasil.
A figura do síndico é responsável por prestar contas à Assembleia dos condomínios, para a verificação contábil e das documentações relativas ao condomínio. Ele é o representante legal da gestão, pode ser uma pessoa física ou jurídica terceirizada, desde que eleita pela Assembleia para esse fim.
A gestão administrativa e de contabilidade de um condomínio são pela autogestão, quando o síndico se responsabiliza integralmente para a tarefa; ou cogestão, quando o síndico compartilha as atividades com empresas especializadas, mas a responsabilidade legal ainda pertence ao síndico.
Cada condomínio deve ter a sua própria contabilidade, ou seja, sua prestação de contas e relatórios individuais, por serem entidades constituídas de forma independente. A gestão contábil de um condomínio tem início com a Previsão Orçamentária. Ela deve ser aprovada pela Assembleia Geral, principalmente quando envolvem obras ou reparos a serem realizados no prédio.
Planejamento contábil dos condomínios
A Previsão Orçamentária estipula valores estimados dos gastos mensais do condomínio, baseando-se em dados anteriores para o cálculo. Caso esses dados não existam ou o condomínio seja novo (recém inaugurado), é possível estimar os valores através de levantamento dos serviços necessários e desejados pelo condomínio. A Previsão Orçamentária estipula uma espécie de cota, que será cobrada mensalmente dos condôminos, calculando os tipos de gastos gerados com:
- Empregados: salários mais os encargos sociais (INSS, FGTS, benefícios) e provisões como férias, décimo terceiro, contribuição ao PIS e reserva de percentual da folha de pagamento para casos de aviso prévio na dispensa de funcionários.
- Manutenção dos elevadores (caso existirem), limpeza e conservação de áreas comuns.
- Conservação ou reparo dos equipamentos da estrutura.
- Despesas com água, luz, telefone ou serviços coletivos, como a antena de TV.
- Reserva de um percentual do valor final da cota para juntar em um fundo de reserva para emergências.
- Despesas com a administração do condomínio.
É necessário fazer revisões ou correções periódicas dessa Previsão Orçamentária, para os casos de reajustes ou divergências entre os valores gastos. O funcionamento satisfatório de um condomínio exige organização e planejamento da gestão contábil: plano de contas bem elaborados, previsão financeira e orçamentária adequadas às necessidades reais e compatíveis com a receita, bem como o apoio de profissionais qualificados.
Autor: Gilmar Inácio Silva