É dever do síndico (ou administradora) apresentar a prestação de contas para a Assembleia em todos os momentos solicitados. Para isso, é preciso que todas as operações financeiras estejam documentadas e comprovadas. O síndico tem sérias obrigações na prestação de contas, pois pode ser responsabilizado criminalmente quando não cumprir a legislação ou regimentos condominiais.
Documentos e comprovantes necessários
- Certidões do INSS, FGTS e Receita Federal.
- Certificado do Corpo de Bombeiros, da Brigada de Incêndio, cópias das NRs 5, 7 e 9, RIA dos elevadores, seguro dos funcionários e do edifício.
- Balanço contábil: contas pessoais (salários, cesta básica, festas, etc), fixas (luz, água, telefone, taxas do condomínio, etc), e variáveis (recargas de extintores, manutenção predial, atestados de dedetização, lavagem de caixa d’água, etc).
- Demonstrativo de despesas e registro dos adimplentes e inadimplentes.
Como apresentar a prestação de contas
Para apresentar as contas de maneira clara, recomenda-se que distribuam para os presentes em Assembleia uma folha com todos os detalhes que serão abordados na reunião. É interessante comparar com as informações e dados de períodos anteriores, para entender modificações orçamentárias e gastos reais, justificando todos os motivos que levaram a essas despesas.
O mais adequado é dividir as despesas por tópicos, discutindo os dados separadamente, por exemplo: Manutenção predial; Funcionários; Consumo (água, luz, etc); Despesas administrativas. Isso facilita o entendimento de todos os presentes e evita possíveis confusões.
Os condôminos têm direito de checar a pasta com a documentação e os comprovantes quando quiserem, portanto, é importante deixar bem claro que essa pasta relativa à prestação de contas está sempre disponível na administração do condomínio. Isso mantém a transparência das informações e aumenta a confiança dos condôminos na gestão.
Ao abordar a inadimplência de condôminos, é importante, acima de tudo, manter o respeito. Recomenda-se não citar o nome dos devedores, apenas o número dos apartamentos. Além disso, não entrar em detalhes particulares, apenas sobre como a inadimplência prejudica o condomínio. Em casos de discordância, é fundamental manter o diálogo, permitindo a troca de opinião de todos, sempre com bom senso.
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Assista AQUI o vídeo A responsabilidade do Síndico na Prestação de Contas
Autor: Gilmar Inácio Silva